La nuova disciplina prevede che nel caso in cui venga concessa la disponibilità del veicolo aziendale (vale sia per le aziende pubbliche che per quelle private) in comodato d’uso gratuito ai propri dipendenti, per un periodo superiore a 30 giorni, un rappresentante dell’azienda (munito del potere di agire in nome e per conto dell’azienda, e munito di delega scritta rilasciata dal dipendente) debba provvedere alla presentazione di un’apposita istanza (conforme al Modello “Allegato B\1” presente a margine della circolare) e adempiere all’ obbligo di annotazione nell’Archivio Nazionale dei Veicoli.

L’adempimento deve essere effettuato anche qualora l’azienda abbia la “disponibilità” del veicolo a titolo di usufrutto, di leasing o di locazione senza conducente.

La procedura per l’auto aziendale concessa in comodato gratuito ai propri dipendenti è dunque semplificata in quanto non devono essere effettuate le procedure di “aggiornamento” della carta di circolazione.

All’istanza deve essere allegata, oltre alla delega del dipendente anche la ricevuta di versamento dell’imposta di bollo pari ad Euro 16 e il pagamento di Euro 9 a titolo di diritti di motorizzazione.

Non è necessario che l’attestazione sia tenuta a bordo dell’auto aziendale, in quanto non sono previste sanzioni in sede di controllo stradale.

Il Ministero chiarisce che l’adempimento non deve essere effettuato qualora la disponibilità del veicolo costituisca “a qualunque titolo e in tutto o in parte, un corrispettivo” (ad esempio per un prestazione di lavoro subordinato o altra prestazione d’opera).

Sulla base di tale ricostruzione, sono “certamente escluse”:

  • l’utilizzo di veicoli aziendali in disponibilità a titolo di “fringe benefit”;
  • l’utilizzo comunque promiscuo di veicoli aziendali (ad esempio i veicoli impiegati per l’esercizio di attività lavorative ed utilizzate dal dipendente anche per raggiungere la sede di lavoro);
  • l’utilizzo della stessa auto da parte di più dipendenti.

Con il documento di prassi inoltre, viene sciolto un nodo fondamentale, e cioè, viene chiarito che quanto specificato con la circolare n. 15513/2014 vale anche per le auto nella disponibilità di soci, amministratori e collaboratori.