L’Accademia Romana di Ragioneria ha pubblicato una interessante nota sul trattamento fiscale dei rimborsi spesa erogati ai dipendenti che svolgono le loro mansioni all’esterno dell’azienda per interesse del datore di lavoro.
Gli oneri sostenuti dai dipendenti nelle trasferte aziendali possono essere suddivisi in quattro categorie:
- spese di viaggio (sostenute per raggiungere il luogo in cui dovrà svolgere l’attività di trasferta);
- spese di vitto;
- spese di alloggio (costi per l’alloggio e il pernottamento);
- altre spese inerenti all’attività svolta in trasferta (ad esempio il costo per il deposito bagagli, oneri per l’acquisizione di visti esteri etc.).
Le diverse categorie avranno un trattamento fiscale e contabile diverso a seconda della modalità di rimborso concordata.
Quando si effettuano rimborsi spesa analitici, o a piè di lista, il dipendente è tenuto a consegnare tutti i documenti comprovanti i pagamenti effettuati e questi dovranno essere allegati ad una nota spese. Nella nota spese, debitamente sottoscritta, dovranno essere descritte analiticamente le spese sostenute durante il periodo trascorso al di fuori della sede abituale di lavoro.
Questo documento costituisce, per la società, titolo valido ai fini fiscali (circ. Agenzia delle Entrate n. 188/1998).
Ciò significa che, anche se i documenti allegati non sono intestati alla società o al dipendente (es. scontrino non parlante, biglietto dell’autobus etc.), saranno considerati validi ai fini della deducibilità dal reddito d’impresa. E’ sempre necessario che tali documenti siano inerenti l’attività di impresa del datore di lavoro.
Le spese di vitto e alloggio per trasferte nel territorio comunale, invece, sono deducibili nel limite del 75%.
Infine, è importante sottolineare che i rimborsi relativi all’utilizzo da parte del dipendente della propria autovettura o di altro mezzo preso a noleggio, sono deducibili nei limiti del costo di percorrenza desumibile dalle tabelle Aci, ovvero quello risultante dalle tariffe di noleggio relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali (20 C.F. se diesel).
Questa regola è valida sia per le trasferte nel comune ove si trova la sede del dipendente sia per le trasferte in altri comuni.
Nella diversa ipotesi in cui il rimborso avvenga forfetariamente si parla più propriamente di indennità di trasferta. Questa costituisce un vera e propria voce aggiuntiva dello stipendio ordinario. Per l’impresa non ci sono particolari vincoli o regole da seguire in quanto basterà evidenziare in busta paga l’importo erogato a titolo d’indennità. Questa è interamente deducibile dal reddito d’impresa. Non è richiesta, dunque, alcuna documentazione esterna né la compilazione di nota spese o attestazioni similari.
Ai fini IRAP tutti i rimborsi forfetari costituiscono sempre un onere indeducibile.
E’ diverso, invece, l’impatto fiscale in capo ai dipendenti. Per questi infatti sarà non imponibile esclusivamente l’indennità giornaliera non eccedente il limite di 46,48 euro, per le trasferte in Italia, e 51,65 euro per le trasferte all’estero.
Un’ultima modalità di rimborso spese (c.d. “misto”), si ha qualora il dipendente riceva sia una cifra prestabilita sia un importo pari alle spese effettivamente sostenute. In questo caso l’impatto fiscale varia a seconda di quale spesa viene rimborsata analiticamente.
In sostanza per l’impresa si applicheranno le regole del metodo analitico (con i conseguenti limiti di deducibilità) alle sole spese rimborsate analiticamente e le regole valide per il metodo forfetario per la parte di rimborso concesso in misura fissa (parte che è interamente deducibile).
